Ofis taşımanın ev taşımadan farkı basit: her saat kapalı kalmanın bir maliyeti var. Bu yüzden ofis taşıma bir nakliye işi olduğu kadar bir zamanlama işidir. Aşağıdaki plan, orta ölçekli bir ofisin hafta sonunda taşınıp pazartesi sabahı çalışır hâlde açılmasını hedefler.
1. Tarih: hafta sonu ya da mesai dışı
Cuma akşamı yükleme, cumartesi taşıma ve kurulum, pazar kontrol. Pazartesi sabah personel yeni ofiste bilgisayarını açar. Mümkün değilse hafta içi akşam saatleri seçilir.
2. Envanter ve etiketleme
Her masa, dolap ve cihaz için bir etiket numarası; yeni ofisin planı üzerinde aynı numaralar. Personel kendi masasının eşyasını kolileyip etiketler; bilgisayar ve monitör numarası masayla eşleşir. Böylece boşaltmada "bu nereye?" sorusu sorulmaz.
3. Bilgisayar, sunucu ve ağ
Sunucu ve ağ cihazları en son kapatılır, en önce kurulur. Yedek alınmadan hiçbir cihaz kapatılmaz. Kablolar cihaz üstüne bantlanır, fotoğrafı çekilir. Sunucu antistatik kılıf ve köpüklü kutuyla, kendi aracınızda ya da nakliye aracında ayrı bölmede taşınır. Yeni ofiste internet ve elektrik altyapısı taşımadan önce test edilir.
4. Arşiv ve dosyalar
Klasörler sırasını bozmadan numaralı kolilere alınır; gizli belgeler kilitli kutuda taşınır. Arşiv dolapları boş taşınır; dolu dolabı taşımak hem dolabı hem dosyaları bozar.
5. Mobilya söküm ve kurulum
Masalar, bölme panelleri ve dolaplar sökülür, vidalar parçaya bantlanır. Yeni ofiste plana göre kurulum yapılır. Cam bölmeler ve beyaz tahta gibi kırılacaklar ayrıca sarılır.
6. Personel bilgilendirme
Taşınmadan bir hafta önce personele tarih, kolileme kuralları ve yeni ofis planı iletilir. Kişisel eşya sorumluluğu kişide kalır; şirket eşyası etiketle taşınır. Müşteri ve tedarikçilere adres değişikliği ve geçici kapanış bildirilir.
7. Yeni ofiste ilk gün
Cumartesi kurulumdan sonra pazar günü kısa bir kontrol: internet, telefon, yazıcı, toplantı odası ekranı çalışıyor mu? Eksik varsa pazartesi sabahından önce tamamlanır.
Sık yapılan hatalar
- Etiketleme yapmadan taşımak: boşaltma iki kat sürer.
- Yedek almadan sunucu kapatmak.
- Yeni ofisin elektrik ve internetini taşıma günü test etmek.
- Asansör izni almadan hafta sonu taşıma planlamak (bina yönetimi kapalı olabilir).
Ofis taşımacılığı hizmetimizde keşifte envanter birlikte çıkarılır, etiket sistemi ve plan bizden. İstanbul içi ve şehirlerarası ofis taşımaları için arayın.